[자기계발] 직장 내 커뮤니케이션 잘하는 방법 (대화/보고서/이메일 커뮤니케이션 꿀팁)

안녕하세요. 티나입니다.

 

직장 생활을 하다보면

대화 / 보고서 / 이메일

위 3가지 사항에 대하여 소통의 중요성을 절실히 느끼게 됩니다.

 

오늘은 직장에서 커뮤니케이션을 잘 하는 방법에 대해서

꿀팁을 공유하려고 합니다.

 

 

 

[직장 내 커뮤니케이션 꿀팁]

 

회사라는 조직 내에 있는 우리 모두는 몇 십년 동안

각기 다른 삶을 살아온 사람들로 구성되어 있어요.

 

그렇기 때문에 모든 커뮤니케이션은

상대와 내가 철저히 다른 존재라는 것을 인식하는 것 부터 시작할 수 있어요.

 

 

[ 커뮤니케이션 - 대화편 ]

1. 공감과 이해

커뮤니케이션의 첫 단추는 바로 '듣는 것' 에서 부터 시작됩니다.

듣고 있는 것 만으로 상대방의 현재 상화과 목적을 이해할 수 있기 때문이죠.

 

그렇게 다 듣고 나면 상대도 이제 '들을 수 있는 준비'가 되었을거에요.

바로 이때가 우리가 이야기를 꺼낼 순간이에요.

 

2. 상대와 같은 목적임을 알린다

지향점이 같다는 것을 서로가 인식하는 것만으로도

커뮤니케이션은 부드러워지기마련이에요.

 

가령, 인테리어팀이 매력적인 제품을 디자인하고 싶은 상황과

영업팀에서 가격을 책정하는 원리는

모두 '예쁘고 싼 상품을 만들어 많이 판매'하겠다라는

공통의 목표를 지니고 있는 것 처럼 말이에요.

 

 

 

 

[ 커뮤니케이션 - 보고서편 ]

1. 논리적 구조화

보고서는 하나의 책처럼 '기-승-전-결'의 구조로

보고받는 자에게 말하듯 흘러가도록 순서를 만들어야 합니다.

 

2. 배경지식이 필요

보고서는 소설처럼 묘사하는 것이 아니라 시처럼 내용을 함축해야 합니다.

그러기 위해서는 숨은 의미와 의사결정의 배경까지 이해할 수 있어야 해요.

 

3. 구체적 단어 사용

'성공적이었다', '문제가 있었다'처럼 의미가 모호하거나 범위가 넓은 용어와

'~생각된다', '~보인다'와 같은 피동형 표현, 책임회피형 어투보다는

구체적 단어나 수치를 사용해야 해요.

 

 

 

 

 

[ 커뮤니케이션 - 이메일편 ]

 

1. 한 줄짜리 이메일은 보내지 않는다

한 줄짜리 이메일은 대부분 불필요한 내용입니다.

전화로도 충분한 상황은 전화/만나서 이야기하는 것을 추천합니다.

 

2. 냉철하게 생각하고 쓰자

문제가 발생했을 경우 메일 내용은 녹취록처럼 증빙 작용르 합니다.

외부기관이나 업체에게 메일을 쓸 때는 정중하고 예의 바르게하고

전화로 얘기가 끝났더라도, 이메일로 다시 한 번 보내느 것도 좋은 방법입니다.

 

메일을 통한 커뮤니케이션은 상황을 시간 순서로 정리할 수 있는

좋은 수단임에 틀림 없지만 남발해서도 안 됩니다.

 

이메일이 불안정한 이유는 글쓴이의 감정이 보이지 않기 때문인데요.

이메일은 그저 수단일 뿐 감정을 실어 보내는 실수는 하지 말아야 합니다.

 

3. 수신인을 한정할 것

수신인을 명확하게 지정해야 합니다.

너무 많은 수신인이 있을 땐 '나 아닌 누군가가 하겠지'라

생각하여 아무도 업무를 진행하지 않을 수도 있기 때문이죠.

 

많은 사람이 수신인으로 들어가야 하는 경우는

전체 미팅이나 인사 관련 공지 등 공식적인 업무인 경우에만 하는 것으로!

 

4. 메일을 쓰는 이유를 잊지 말 것

목적을 항상 기억하고 써야 일관성 있는 메일이 됩니다.

메일을 쓸 때의 목적은 일을 진행시키기 위함임을 잊지 말아야 해요.

 

5. 칭찬은 쓰되, 꾸짖는 이메일은 쓰지 말 것

말은 휘말하지만 글은 남습니다.

말은 왜곡되고 기억에 의해 재창조되며

때론 사라질 수 있지만 글은 변하지 않기 때문이죠.

 

 

 

 

 

 

연령도, 생각도, 업무방식도 다른 사람들이 함께 모여 일하는 곳에서

커뮤니케이션은 정말 중요합니다.

 

가벼운 아침 인사부터 하루에도 몇 십통의 이메일

그리고 수많은 회의와 업무협업까지 모든 것이 소통으로 진행됩니다.

 

그렇기 때문에 항상 상대방의 입장에서 생각하고

쌍방향적인 소통을 하는 프로가 되는 것이 정말 중요할 것 같습니다 ;)

 

 

- 감사합니다 -